- Arhiv Federacije BiH uvodi digitalne servise komunikacije sa korisnicima – registraturama (organima uprave, službi za upravu i pravnim licima);

- Arhiv Federacije BiH će biti prva institucija u BiH koja će svojim korisnicima – registraturama ponuditi cjelovita digitalna rješenja

Arhiv Federacije BiH je osnovan 1994. godine kao samostalna upravna organizacija Federacije Bosne i Hercegovine, ali je sa radom počeo tek sredinom 1997. godine. Pripada skupini relativno mlađih arhivskih ustanova u zemlji i inostranstvu. Od jedne male arhivske ustanove, koja po osnivanju nije imala ni jednog dužnog metra arhivske građe, Arhiv Federacije BiH za gotovo tri decenije svog postojanja, izrastao u ustanovu koja se danas može pohvaliti činjenicom da posjeduje oko 2.000 dužnih metara arhivske građe, 2.000 bibliotečkih jedinica i 150 dužnih metara periodike i 38 fondova.

Razvoj informacijsko-komunikacijske tehnologije i njezina implementacija u sve sfere društva je danas neophodna. Tu činjenicu dokazuju i dosadašnji planovi i strategije Evropske unije poput Lisabonske strategije. Naime, Evropsko vijeće je na sastanku održanom u martu 2000. godine u Lisabonu usvojilo skup strategija koja se sastoji od sedam ciljeva, a jedan od tih ciljeva je efikasnije korištenje novih informacijskih tehnologija. Institucije vlasti zemalja regiona, Evrope i Svijeta prate globalne trendove i idu putem fundamentalne transformacije načina na koji funkcionira javni sektor, ali i načina pružanja usluga korisnicima. U Bosni i Hercegovini institucije vlasti na svim nivoima uprave prolaze kroz digitalnu transformaciju kako bi pružale javne usluge efikasnije, transparentnije i isplativije, a što građani modernog doba i očekuju od istih. Digitalna transformacija podrazumijeva procese koji se odnose na duboke promjene koje se događaju u svim sektorima ekonomije i društva, a kao rezultat usvajanja i primjena digitalnih tehnologija. Koristi od digitalne transformacije javne uprave imaju građani, pravni subjekti, a na koncu i javna uprava, koje se ogledaju u transparentnijoj i efikasnijoj upravi, kao i na uštedama u pružanju javnih usluga.

Razvoj novih tehnologija omogućio je da se organizacije kroz digitalnu transformaciju povežu sa svojim korisnicima na različite načine, poput informiranja, pomoći u odlučivanju, prikupljanja informacija i slično. Proces transformacije podrazumijeva faze poput digitizacije i digitalne transformacije. Digitalizacija podrazumijeva transformaciju podataka i informacija u digitalni format koji je moguće pohraniti, procesuirati i prenositi korištenjem digitalnih i informacionih tehnologija. Digitalizacija, s druge strane, podrazumijeva transformaciju procesa i operacija na način da iste budu automatizirane korištenjem digitalnih i informacionih tehnologija. Konačno, digitalna transformacija podrazumijeva sveobuhvatne promjene u cijeloj organizaciji koje dovode do potpuno novog načina pružanja usluga.

Jedan od osnovnih ciljeva današnjih arhiva je prilagoditi svoje poslovanje novim trendovima i potrebama informacijskog društva. Pojam informacijskog društva može se razumjeti kao sinonim za nove informacijske i komunikacijske tehnologije kao i naziv za informatički obrazovano savremeno društvo.

Arhiv Federacije BiH je u prethodnom periodu napravio velike iskorake i napredak na polju digitalne transformacije i prilagođavanju svog poslovanja novim trendovima i potrebama informacijskog društva. Naša institucija je opredjeljena da pomogne institucijama i organizacijama iz djelokruga svojih nadležnosti da na zakonit način i sigurno upravljaju svojom dokumentacijom i s tim ciljem će ponuditi stručnu i tehničku pomoć svim registraturama na uvođenju efikasnog sistema za upravljanje dokumentima. Prije svega smo obezbijedili veoma vrijedan softver za digitalni arhiv vrijednosti 250 000 KM. Preuzimanjem ovog vrijednog softvera Arhiv Federacije je započeo novu eru rada institucije prateći savremene tokove i tehnologiju, te zvanično započeo digitalizaciju arhivske građe i umrežavanje sa svim registraturama koje su u nadležnosti Arhiva Federacije BiH. U sklopu aktivnosti ka izradi registra društava nad kojima Arhiv Federacije BiH ima nadležnost nadzora i kontrole arhivskog poslovanja prikupljeni su podaci o 609 registratura organa uprave, službi za upravu, te pravnih lica iz nadležnosti Arhiva Federacije BiH. U proteklom periodu kreirali smo upitnik sa podacima o registraturama na koji nam je 609 registratura odgovorilo na pitanja u vezi provođenja zakona o arhivskoj djelatnosti Federacije BiH u njihovim organizacijama.

Arhiv Federacije BiH je zadužen za pripremanje zakonskih i podzakonskih akata kada je riječ o upravljanju registraturnim i arhivskim materijalom (u papirnom i digitalnom obliku), načinu i standardu pohrane i čuvanja registraturnog i arhivskog materijala, budućem načinu upotrebe elektronskog dokumenta i digitalnog potpisa i u tom smislu želi da uzme aktivnu ulogu u budućim aktivnostima u ovim procesima. Trenutno prikupljamo informacije o stručnom osoblju unutar organizacija kao i o načinu vođenja arhivske knjige i arhivskih poslova čija će uspostava osnovnih pokazatelja u registru biti kompletirana. U okviru strategije aktivne komunikacije sa registraturama Arhiv Federacije BiH je, u sklopu Sporazuma o stručno tehničkoj saradnji sa bosanskohercegovačkom kompanijom CloudIT d.o.o. Sarajevo, pripremio odgovarajuću obuku za sve odgovorne u registraturama koje želi obučiti za zakonito upravljanje registraturnom i arhivskom građom. Pored obuke Arhiv Federacije BiH će osigurati efikasnije digitalne servise za komunikaciju sa registraturama i osigurati da svoje zakonske obaveze izvršavaju jednostavno i na vrijeme.

U okviru digitalnih servisa koje će Arhiv Federacije BiH ponuditi registraturama nad kojima ima nadležnost su:

Dostava prijedloga Liste kategorija sa rokovima čuvanja i cijeli proces odobravanja Liste kategorija će biti praćen digitalnim poslovnim procesom;
Dostava arhivske knjige koja je definirana Zakonom o arhivskoj građi će također biti omogućena putem digitalnih servisa;
Dostava liste građe za otpis kao i kompletan postupak izlučivanja i otpisa dokumentacije će biti ispraćen uz podršku digitalnog procesa.

Na ovaj način Arhiv Federacije BiH će biti prva institucija u BiH koja će svojim korisnicima – registraturama ponuditi cjelovita digitalna rješenja sa ciljem olakšanja poslovanja i potpune zakonske usklađenosti na području arhivskog poslovanja kroz besplatne servise arhiviraj.ba i DARHIV koje je kroz sporazum o saradnji Arhivu Federacije BiH donirala kompanija CloudIT.

Sve ove funkcionalnosti će korisnicima biti predstavljene na obuci koju će Arhiv FBiH organizirati u sklopu sporazuma o stručno tehničkoj saradnji sa renomiranom bosanskohercegovačkom kompanijom CloudIT d.o.o. Sarajevo, a troškovi obuke za sve učesnike će biti osigurani od strane organizatora (Arhiva Federacije BiH i CloudIT).

Bezrezervnu podršku za realizaciju navedenih aktivnosti imamo od strane Vlade Federacije Bosne i Hercegovine, također važnost ovog projekta su prepoznali Svjetska banka i Turska agencija za saradnju i koordinaciju-TIKA, koji su izrazili spremnost da podrže projekat digitalne transformacije.